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關于2019年度本、專科生學籍檔案和優秀畢業論文檔案立卷歸檔工作的通知
來源: 發布時間:2019-11-05  發布人:牟宗鑫

各學院:

根據今年的工作安排,檔案館現開始集中接收2019年度本、專科生學籍檔案和優秀畢業論文檔案。請各學院務必于2019年12月26日前結束上述檔案立卷歸檔工作。現將有關具體事項通知如下:

一、文件材料立卷歸檔的范圍

(一)2019屆本、專科畢業生學籍、成績等相關材料及掃描電子版。

(二)優秀本科畢業論文材料及電子版。

二、立卷歸檔要求

(一)各學院要充分認識檔案工作的重要性,加強領導,統籌安排,做好相關材料的收集、整理,在規定時間內完成立卷工作。

(二)學籍檔案以班級為單位組卷,卷內附卷內目錄。在有內容頁右下角用打碼機打印三位頁碼(001、002……),在左側使用不銹鋼訂書針進行均勻間距三針裝訂,或者三孔一線進行裝訂,孔徑應在3.5mm左右,孔距適中,使用棉線線繩,裝訂時應注意邊距。凡有裝訂到檔案內文字等造成檔案破損等情況,均視為不合格檔案,檔案館不予接收。

  (三)檔案裝具領取方式:市北校區各學院請到檔案館領取檔案裝具,黃島嘉陵江路校區各學院請到本校區學籍管理科領取。

  (四)優秀畢業論文以專業為單位,每專業選擇1—2份優秀論文裝訂歸檔(裝訂要求同學籍檔案),其中包括論文周記、論文等,同時以刻錄光盤的方式歸檔電子版。

  (五)各學院兼職檔案員認真審核歸檔材料是否完整、合格。立卷歸檔的文件材料必須是原件。

(六)今年學籍檔案繼續同步實行網上立卷歸檔。各學院可登錄“檔案管理系統”(http://211.64.205.30:8080/),開展網上立卷歸檔工作。

三、各學院兼職檔案人員如有變動,請及時通知檔案館,以便開展有關業務培訓。

  四、檔案的移交:市北校區各學院請于2019年12月25日前將上述檔案直接移交至檔案館;黃島校區各學院請于2019年12月25日前完成裝訂整理工作,檔案館將于12月26日赴嘉陵江路校區集中收取。具體時間為2019年12月26日上午9:00——12:00,地點為教務處B119房間,移交檔案時,同時附移交清冊一式兩份,雙方簽字,以備查考。

  五、移交清冊和卷內目錄請到以下網址下載:http://office.qtech.edu.cn/index.php?id=49

    六、各學院如有往屆畢業生學籍檔案和優秀畢業生論文檔案未移交檔案館的,請務必按今年規定的檔案移交時間內一并完成移交。

  地點:圖書科技樓1612

  電話:85071061

檔案館

2019年11月5日



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